ТРЗ е съкращение от „труд и работна заплата" — дейността по изчисляване и администриране на възнагражденията на служителите. Тя обхваща изготвянето на ведомости и фишове, изчисляването на осигуровки и данъци, подаването на декларации към НАП и НОИ, обработката на болнични и отпуски. На английски същата дейност се нарича payroll — в България двете понятия се използват взаимозаменяемо и означават едно и също.
ТРЗ покрива изчислителната част — заплати, осигуровки, данъци и декларации. „Личен състав" (или администриране на персонала) обхваща документалната част — трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди, трудови досиета. На практика двете дейности са неразделни и обикновено се изпълняват заедно от един и същ специалист или доставчик на услугата.
Всеки месец ТРЗ специалистът изготвя ведомостта за заплати и индивидуалните фишове, изчислява осигуровките и данъка върху доходите, подава декларации образец 1 и образец 6 към НАП, обработва болнични листове и ги подава към НОИ. Освен това регистрира назначения, промени и прекратявания на трудови договори, изчислява обезщетения и отпуски, изготвя служебни бележки и справки и следи промените в трудовото и осигурителното законодателство. Ключова част от работата е спазването на законовите срокове — пропускането им излага работодателя на санкции, затова следенето и спазването на всички срокове е пряко задължение на ТРЗ специалиста, съответно на външния ТРЗ доставчик при аутсорсинг на услугата.
Не. Счетоводството отчита стопанската дейност на фирмата — приходи, разходи, фактури, данъчен и финансов резултат. ТРЗ е отделна специализирана област, фокусирана върху възнагражденията и осигуряването на персонала. В по-малките фирми ТРЗ често се съвместява от счетоводителя, но в редица случаи дейността се поема от отделен служител: при натоварен счетоводител, при голям брой персонал, при сложни трудови договори или при голяма динамика в текучеството на персонала. Много счетоводни къщи предлагат и ТРЗ, но двете услуги могат да се възлагат и поотделно — ние работим успоредно с вашия счетоводител, като му предоставяме готовите разчети за осчетоводяване.
Не — това е едно и също нещо. Payroll е английският термин за ТРЗ и в България двете понятия често се използват смесено: „payroll услуги", „ТРЗ услуги" и „обработка на заплати" описват една и съща дейност. Ако търсите payroll доставчик, търсите ТРЗ услуга — и обратното.
Аутсорсингът на ТРЗ означава да възложите цялата обработка на заплатите на външен специализиран партньор, вместо да поддържате вътрешен специалист или отдел. Вие подавате само промените за месеца — назначения, напускания, отсъствия, бонуси — а ние поемаме всичко останало: изчисления, декларации, болнични, документи и срокове. Отговорността за коректността и навременността на обработката преминава към нас.
Процесът следва прост месечен ритъм. До уговорен краен срок вие подавате промените за месеца през клиентския портал или API свързаност с Вашата HR система. Ние обработваме данните, изчисляваме заплатите и осигуровките и подаваме декларациите към НАП и НОИ в законовите срокове. Накрая получавате готовите документи — фишове, ведомост, рекапитулация и банков файл, — с които изплащате заплатите. Вашата роля се свежда до подаване на промените и одобрение; всичко останало е наша грижа.
Цялата работа минава през нашия клиентски портал — вие виждате и управлявате всичките си данни на едно място, без разпилени имейли и таблици. Порталът пази историята по месеци, така че по всяко време имате достъп и до текущите, и до минали периоди, а освен това ви предоставя и стандартни отчети за служителите ви. Обменът през портала осигурява и значително по-висока информационна сигурност и поверителност на личните данни в сравнение с подаването на файлове по имейл. За клиенти със собствени системи (HR софтуер, ERP) предлагаме и API интеграция, чрез която получаваме данните автоматично, без ръчно въвеждане.
През портала управлявате всички данни за персонала си: назначения на нови служители, напускания, анекси към договори, месечни данни (бонуси, удръжки, отработено време), платени отпуски и майчинство. Данните се въвеждат по месеци, а порталът ви показва статуса на обработката във всеки момент. Не е нужно да пращате нищо допълнително — това, което въведете, е това, което обработваме.
Качвате сканирано копие или снимка на болничния лист директно в портала. Системата автоматично разчита данните от документа, а наш специалист ги проверява и потвърждава. Вие следите статуса на всеки болничен — приет, в обработка или изискващ уточнение — без да пращате имейли и да се чудите дали е стигнал.
След приключване на обработката документите за месеца се появяват в портала, готови за сваляне: индивидуалните фишове за заплати, ведомостта, рекапитулацията и банковият файл за масово плащане във формата, който вашата банка поддържа. Всичко стои архивирано по периоди — ако след половин година ви потрябва фиш от март, той е на два клика разстояние.
За всеки месец се уговаря краен срок за подаване на данни, съобразен със законовите срокове за декларации и плащания. След тази дата периодът се заключва, за да гарантираме навременна и коректна обработка. Ако след срока възникне нещо извънредно — късен болничен, забравено назначение — свързвате се с нас и ние го отразяваме по изключение.
Преходът е наша грижа. Приемаме наличните данни — картотеки на служителите, договори, салда на отпуски, осигурителна история — и ги пренасяме в нашата система. При нужда обработваме един месец паралелно със стария процес, за да сверим резултатите, преди да поемем изцяло. Вие не спирате работа нито ден и служителите ви не усещат смяната.
За почти всички — от стартираща фирма с първите ѝ служители до компания със стотици души персонал. Най-голяма стойност услугата носи на фирми, които нямат вътрешен ТРЗ експерт, растат бързо, или искат да освободят мениджмънта и счетоводството от административна работа. Работим и с чуждестранни компании с персонал в България, които търсят местен партньор, познаващ законодателството.
Вътрешният специалист ползва отпуск, боледува, напуска — и тогава заплатите пак трябва да излязат навреме. При аутсорсинг получавате екип вместо един човек, гарантирана непрекъсваемост и актуалност със законодателството, което се променя всяка година. Отпадат разходите за ТРЗ софтуер, обучения и абонаменти, а месечната такса е предвидима и обикновено по-ниска от издръжката на щатен специалист.
Работим като обработващ лични данни по смисъла на GDPR, с договор за обработка, който урежда отговорностите на двете страни. Клиентският портал използва защитен вход с индивидуални акаунти, криптирана връзка и строга изолация — всеки клиент вижда само собствените си данни. Личните данни не пътуват по имейл, а достъпът на нашите служители е ограничен само до необходимото за работата им.
Отговорностите са ясно разписани в договора. При коректно и навреме подадени от вас данни ние отговаряме за точността на изчисленията и спазването на законовите срокове — ако допуснем грешка, я коригираме за наша сметка, включително подаването на коригиращи декларации. Ако грешката произтича от непълни или късно подадени входни данни, съдействаме за отстраняването ѝ, но отговорността остава при подателя.
Не. Ние осигуряваме всички системи — вие получавате достъп до клиентския портал, през който подавате данни и сваляте готовите документи, без лицензи, инсталации и поддръжка. Ако вече използвате собствен HR или ERP софтуер, не е нужно да го изоставяте: чрез API интеграция можем да получаваме данните директно от вашата система.
Зависи от размера и сложността на фирмата и от състоянието на наличните данни — обикновено преходът отнема между един и три месеца. При малки фирми с подредена документация срокът е близо до долната граница, а при голям персонал, сложни договорености или паралелна проверка със стария процес планираме поетапно преминаване в рамките на до три месеца. Преди старта уточняваме процеса, сроковете и настройваме портала за вашия екип.
Работим с опростена ценова листа, обвързана с обема работа — без сложни формули и без фиксирани пакети, които плащате независимо дали ги ползвате. Плащате за реално обработения обем: брой служители, договори и събития за месеца. Благодарение на тази прозрачност можете лесно да прогнозирате разходите си месеци напред. След кратък разговор за спецификата на фирмата получавате конкретна оферта.
Месечната такса покрива стандартния месечен цикъл: обработка на заплатите, осигуровки и данъци, декларации към НАП и НОИ, болнични, фишове, ведомост, банков файл и достъп до клиентския портал. Извънредни дейности — съдействие при ревизии, специфични справки за одит, консултации по преструктуриране — се уговарят отделно, винаги предварително. Без скрити такси: знаете какво плащате, преди да сме го свършили.
Таксата следва обема и в двете посоки. Ако броят на служителите или задачите намалее, месечната такса намалява съответно — не плащате за капацитет, който вече не ползвате. Това прави услугата безопасна и за фирми със сезонна заетост или променлив персонал: разходът за ТРЗ се движи заедно с реалния ви бизнес.
За малки и средни фирми — почти винаги. Щатният специалист струва заплата плюс осигуровки, ТРЗ софтуер, обучения и заместване при отсъствие. Срещу това стои една предвидима месечна такса, обвързана с реалния брой служители. При големи компании сметката се прави индивидуално, но и там аутсорсингът често печели заради елиминирания риск от текучество и разходите за поддръжка на софтуер.
Стремим се клиентите да остават при нас заради качеството, а не заради клаузите. Условията се уговарят индивидуално в договора, включително сроковете за предизвестие при прекратяване, така че да имате яснота и гъвкавост от първия ден. При прекратяване предаваме коректно всички данни и документи на вас или на следващия ви доставчик.
Клиентите очакват ТРЗ услуга от своята счетоводна къща, но намирането и задържането на добри ТРЗ специалисти става все по-трудно и скъпо. Вътрешният специалист е и единична точка на риск — отпуск, болничен или напускане застрашават сроковете на цялото портфолио. Същевременно ТРЗ е времеемка дейност с ниска доходност спрямо консултантската работа. С подизпълнител предлагате услугата в пълен обем, без да изграждате и поддържате вътрешен капацитет, а старшият ви екип се фокусира върху това, което носи най-висока стойност.
Извършваме цялостна ТРЗ обработка като ваш подизпълнител — от ваше име и по вашите стандарти. Вие запазвате търговското отношение и комуникацията с клиента, а ние поемаме техническата работа: изчисления, декларации, болнични, документи. При white-label режим всички документи, които клиентът вижда — фишове, ведомости, справки, кореспонденция — носят вашата марка, без следа от нас. Моделът е подходящ както за счетоводни къщи, които не искат да поддържат собствен ТРЗ капацитет, така и за агенции в процес на дигитална трансформация.
Както предпочитате — това се урежда в партньорското споразумение. Стандартният модел е цялата комуникация да минава през вас, така че вие оставате единственото лице към клиента и запазвате пълен контрол върху отношението и качеството. При желание можем да комуникираме и директно с крайния клиент под вашата марка, по уговорени правила.
Не — и това е изрично уредено. Партньорският договор включва клауза за ненабиране: клиентската база е и остава ваша собственост, а ние нямаме търговско отношение с крайния клиент. Ако клиент се обърне директно към нас, го насочваме обратно към вас. Интересът ни е дългосрочното партньорство с вас, а не еднократната сделка — моделът ни е изграден именно върху това доверие.
Няма минимален обем — можете да започнете с един клиент или с малка част от портфолиото, за да тествате процеса, качеството и комуникацията. Разширявате обхвата тогава, когато вие прецените. Работим и в смесен режим: част от клиентите остават на вътрешна обработка при вас, а ние поемаме останалите.
Вие определяте цената към вашите клиенти и фактурирате директно — ние работим по преференциална партньорска ценова листа, върху която добавяте своя марж. Листата е опростена и обвързана с обема, така че разходът ви е предвидим и лесно се калкулира още на ниво оферта към ваш клиент. Така разширявате приходите си от ТРЗ услуги, без да наемате нови хора и без инвестиция в софтуер.
Партньорското споразумение разписва измерими ангажименти: срокове за обработка на подадените данни, срокове за отговор на запитвания и ред за отстраняване на грешки — за наша сметка, когато са по наша вина. Така вие можете спокойно да поемате ангажименти пред собствените си клиенти, стъпвайки на нашите гаранции. Принципите са същите като при директните ни клиенти, но формализирани на ниво договор между професионалисти.
Разпределението е договорно и ясно: ние отговаряме за коректността на изчисленията, спазването на законовите срокове и качеството на обработката; вие — за търговското отношение и рамковите договорености с крайния клиент. Данните се обменят през портала или чрез API интеграция с вашите системи, така че процесът е проследим и за двете страни във всеки момент.
Осигурителните вноски се разпределят между работодателя и служителя приблизително в съотношение 60:40. Те покриват фонд „Пенсии", допълнителното задължително пенсионно осигуряване, здравното осигуряване, фонд „Общо заболяване и майчинство", фонд „Безработица" и фонд „Трудова злополука и професионална болест" (последният е изцяло за сметка на работодателя). Общата осигурителна тежест е около една трета върху брутното възнаграждение, като точните ставки се определят ежегодно със законите за бюджета на ДОО и НЗОК.
От брутното възнаграждение първо се приспадат личните осигурителни вноски на служителя. Върху остатъка се начислява данък върху доходите — плосък данък от 10% (към 2026 г.). Полученото след данъка е нетната сума за изплащане, коригирана с евентуални удръжки (запори, аванси) или данъчни облекчения (за деца, за намалена работоспособност и др.).
Това са двете основни месечни декларации, които всеки работодател подава към НАП. Образец 1 съдържа индивидуалните осигурителни данни за всеки служител — осигурителен доход, дни в осигуряване, вид осигуряване. Образец 6 обобщава общо дължимите от работодателя осигурителни вноски и данък за месеца. Двете декларации трябва да са съгласувани помежду си — разминаване между тях е една от честите причини за проблеми при проверка.
Основното правило (към 2026 г.): декларациите образец 1 и 6 се подават и дължимите осигуровки и данък се внасят до 25-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнасят. Болничните листове се подават към НОИ ежемесечно в нормативно определен срок. При назначаване на нов служител трудовият договор се регистрира в НАП преди постъпването на работа. Спазването на тези срокове е изцяло наш ангажимент при аутсорсинг.
ЕТЗ е единният електронен трудов запис — дигиталният наследник на хартиената трудова книжка. Трудовата история на всеки служител се води в електронен регистър, поддържан от НАП, а работодателят е задължен да вписва там назначенията, промените и прекратяванията в определените срокове. За служителите това означава достъпна по всяко време трудова история; за работодателите — още едно задължение с крайни срокове, което при аутсорсинг поемаме ние.
Лекарят издава болничния лист по електронен път и той постъпва в системата на НОИ, а служителят уведомява работодателя. Работодателят (или ние, от негово име) подава към НОИ данните, необходими за изплащане на обезщетението. Първите 3 работни дни от болничния са за сметка на работодателя — в размер 70% от среднодневното брутно възнаграждение; от 4-ия ден нататък обезщетението се поема от НОИ (към 2026 г.). Нашата грижа е данните да стигнат до НОИ коректно и в срок, за да получи служителят парите си без забавяне.
Отпускът поради бременност и раждане е 410 дни, от които 45 преди термина. Обезщетението е 90% от среднодневния осигурителен доход на майката за последните 24 месеца (към 2026 г.), като се изисква минимум 12 месеца осигурителен стаж с осигуряване за общо заболяване и майчинство. След изтичане на 410-те дни следва отпуск за отглеждане на дете до 2-годишна възраст с фиксирано месечно обезщетение. Изчисленията и подаването на документите към НОИ са част от нашата услуга.
Винаги се дължи обезщетение за неизползвания платен годишен отпуск. В зависимост от основанието за прекратяване може да се дължат и допълнителни обезщетения — например за неспазено предизвестие или за оставане без работа при съкращение. При пенсиониране служителят има право на обезщетение от 2 брутни заплати, а при по-дълъг стаж при същия работодател — 6 (към 2026 г.). Правилното определяне на основанието и дължимите суми е сред най-честите въпроси, по които клиентите ни търсят консултация.
Трудовият договор урежда полагането на труд — с работно време, работно място, отпуски и пълната защита на Кодекса на труда. Гражданският договор урежда постигането на конкретен резултат и се подчинява на Закона за задълженията и договорите — без отпуски, без работно време, с осигуряване върху възнаграждението след приспадане на нормативно признати разходи. Използването на граждански договор за прикриване на реално трудово правоотношение е нарушение, което Инспекцията по труда санкционира — при съмнение е добре да се консултирате, преди да изберете формата.
Самоосигуряващите се лица (свободни професии, собственици на ЕООД, регистрирани земеделски производители) внасят авансово осигуровки върху избран от тях месечен доход между минималния и максималния осигурителен доход, с годишно изравняване според реалните доходи. Управителите по договор за управление и контрол (ДУК) се осигуряват върху реалното си възнаграждение, подобно на трудов договор. Изборът на форма и осигурителен доход има пряко отражение върху бъдещите обезщетения и пенсия — тема, по която редовно консултираме клиентите си.
Неизползваният отпуск се прехвърля за следващата година, но не безкрайно — правото на ползване се погасява по давност 2 години след края на годината, за която се полага отпускът (към 2026 г.). При прекратяване на договора неизползваните дни се обезщетяват парично. Следенето на салдата и навременното планиране на отпуските е задължение на работодателя — в портала ни тези данни са винаги видими и актуални.